Privacyverklaring

Stichting Philips de Jonghfonds is een vermogensfonds, die aanvragen krijgt van derden en over het honoreren van deze aanvragen besluiten neemt in haar bestuursvergaderingen. Ten behoeve van een goede en correcte afhandeling van de aanvragen heeft zij persoonsgegevens nodig, die door de aanvrager worden verstrekt via post, e-mail of telefoon. Wij gaan vertrouwelijk om met de verstrekte persoonsgegevens en hebben maatregelen genomen om deze persoonsgegevens te beschermen. In deze privacyverklaring willen wij hierover helder communiceren.

De persoonsgegevens worden gebruikt door: Philips de Jonghfonds
Parklaan 77, 5613BC Eindhoven

KvK nummer: 41087892

Functionaris gegevensbescherming: Gerard van Bakel
E: info@philipsdejonghfonds.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting Philips de Jonghfonds verwerkt geen persoonsgegevens. Op onze website kunnen geen persoonsgegevens achtergelaten worden en de door ons ontvangen aanvraagformulieren worden ongewijzigd opgeslagen, zonder de persoonsgegevens elders op te slaan. Wij gebruiken geen social media plug-ins.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting Philips de Jonghfonds verwerkt alleen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van de bestuursleden en leden van de raad van advies zoals NAW-gegevens en kopie paspoort met Burgerservicenummer (BSN).

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Stichting Philips de Jonghfonds verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daar een wettelijke verplichting voor bestaat.

Geautomatiseerde besluitvorming

Stichting Philips de Jonghfonds neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

Bewaren persoonsgegevens

Stichting Philips de Jonghfonds bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij hanteren als bewaartermijn voor de aanvragen maximaal een periode van 3 jaar na de behandeling van de aanvraag. Aanvragen worden, mits tijdig ingediend, altijd in de eerstvolgende bestuursvergadering na indiening van de aanvraag behandeld. Voor 3 jaar is gekozen omdat dit de termijn is waarbinnen een aanvrager niet zonder goede reden een nieuwe aanvraag kan indienen. Deze aanvragen worden op papier en elektronisch opgeslagen op het kantoor van de stichting. Indien aanvragen na 3 jaar nog niet volledig zijn afgehandeld dan hanteren wij een bewaartermijn van 1 jaar na volledige afhandeling van deze aanvragen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting Philips de Jonghfonds verstrekt uitsluitend aan derden, en alleen als dit nodig is, voor de uitvoering van onze overeenkomst met de aanvrager of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting Philips de Jonghfonds gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Een aanvrager heeft het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft men het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Stichting Philips de Jonghfonds en heeft men het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat bij ons een verzoek kan worden ingediend om de persoonsgegevens, waarover wij beschikken in een computerbestand, naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens kan gestuurd worden naar info@philipsdejonghfonds.nl Wanneer gebruik gemaakt wordt van het recht op verwijdering, wordt gekeken of er sprake is van een wettelijke bewaarplicht.

Om te kunnen verifiëren, dat het verzoek tot inzage door de aanvrager is gedaan, vragen wij een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek. Stichting Philips de Jonghfonds wil er tevens op wijzen dat men de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting Philips de Jonghfonds neemt de bescherming van gegevens serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of wanneer er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@philipsdejonghfonds.nl

Stichting Philips de Jonghfonds heeft de volgende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen:

Onderhanden aanvragen op papier worden opgeslagen in afgesloten kasten waar slechts enkele geautoriseerde personen toegang toe hebben. Na afhandeling worden de aanvragen maximaal 3 jaar gearchiveerd in een afgesloten archief waar alleen geautoriseerde personen toegang toe hebben en daarna vernietigd.
Alle aanvragen worden elektronisch opgeslagen in een cloud server waartoe slechts enkele daartoe aangewezen personen toegang toe hebben. Deze toegang werkt altijd met een 2-factor beveiliging. 3 jaar na afhandeling worden de aanvragen definitief verwijderd.
Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall.
Alle betrokken personen die toegang hebben tot de gegevens zijn zich bewust van de gemaakte afspraken rondom gebruik van de gegevens. Met iedereen is een geheimhoudingsverklaring overeengekomen.

Eindhoven, september 2018